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Aspectos Legales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

Dando cumplimiento la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, MATERIALES EMO S.A.S. revela su política aplicable a la entidad, para el tratamiento protección de datos personales.

 

1. IDENTIFICACIÓN

 

NOMBRE: MATERIALES EMO S.A.S,

DIRECION: Avenida Caracas No. 45A-51-57 sur, B. Santa Lucia, Bogotá D.C.

CORREO ELECTRÓNICO: habeasdata@emo.com.co

TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: (6) 7454526

 

2. MARCO LEGAL

 

Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

 

3. DEFINICIONES

 

AUTORIZACIÓN: beneplácito previo, voluntario e informado por parte del titular para utilizar sus datos personales.

 

AVISO DE PRIVACIDAD: aviso verbal o escrito generado por el responsable y dirigida al titular para el manejo de sus datos personales, mediante la cual se le informa sobre la existencia de unas políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del manejo que se pretende dar a los datos personales.

 

BASE DE DATOS: relación organizada y detallada de datos personales que sea objeto del tratamiento.

 

DATO PERSONAL: cualquier información relacionada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan vincularse a una persona natural o jurídica.

 

DATO  PÚBLICO:  es  el  dato  que  no  sea  semiprivado,  privado  o  sensible.  Son considerados  datos  públicos,  entre  otros,  los  datos  relativos  al  estado  civil  de  las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y

 

garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

 

HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

 

TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado  del  tratamiento  de  datos  personales,  ubicado  en  Colombia,  envía  la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

TRANSMISN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

4. PRINCIPIOS

 

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

 

a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

 

b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

 

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, MATERIALES EMO S.A.S. se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos.

 

c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o

 

divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de  la  ley  y  la  Constitución.  En  este  sentido,  el  tratamiento  sólo  podrá  hacerse  por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por MATERIALES EMO S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: MATERIALES EMO S.A.S. está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación  de  datos  personales  cuando  ello  corresponda  al  desarrollo  de  las actividades autorizadas en la ley.

 

5. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MATERIALES EMO S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a MATERIALES EMO S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).

 

c) Ser informado por MATERIALES EMO S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

6. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

 

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

 

Queda condenado el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

 

Es  tarea  del  Estado  y  las  entidades  educativas  de  todo  tipo  proveer  información  y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

 

7. DEBERES DE MATERIALES EMO S.A.S.

 

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de MATERIALES EMO S.A.S. los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

 

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

 

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

 

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

 

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los  datos  del  titular.  Adicionalmente,  se  deberán  implementar  todas  las  medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

 

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

 

h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

 

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

 

j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

 

k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

 

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

 

m)  Cumplir  los  requerimientos  e  instrucciones  que  imparta  la  Superintendencia  de

Industria y Comercio sobre el tema en particular.

 

n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

 

o) MATERIALES EMO S.A.S. hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

8. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

 

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

 

Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, MATERIALES EMO S.A.S. aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

 

9. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

10. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR MATERIALES EMO S.A.S. en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el

cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos

personales a través de la página www.emo.com.co y del correo electrónico habeasdata@emo.com.co.

 

11. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

 

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

b) Datos de naturaleza pública.

 

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

 

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

12. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

 

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición MATERIALES EMO S.A.S.

 

b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

 

c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

13. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

 

El tratamiento para los datos personales indispensables de clientes, proveedores, trabajadores  y/o  contratistas,  estará  enmarcado  en  el  orden  legal  y  en  virtud  de  la condición de MATERIALES EMO S.A.S. como ente jurídico.

 

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

 

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre  física  o  jurídicamente  incapacitado.  En  estos  eventos,  los  representantes legales deberán otorgar su autorización;

 

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

 

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

 

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

 

a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

MATERIALES EMO S.A.S. velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes

 

14. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

 

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

 

a) A los titulares, sus herederos (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.

 

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

 

15. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

MATERIALES EMO S.A.S. ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución en cabeza de la sub Gerencia y profesionales en Seguridad de la Información.

 

Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico habeasdata@emo.com.co

 

16. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

 

a) Consultas:

 

Los Titulares o sus herederos podrán consultar la información personal del Titular que repose en MATERIALES EMO S.A.S. quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

 

La consulta se formulará a través del correo habeasdata@emo.com.co

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

b) Reclamos:

 

El Titular o sus herederos que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante MATERIALES EMO S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a MATERIALES EMO S.A.S. por el correo electrónico habeasdata@emo.com.co con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el  solicitante  presente  la  información  requerida,  se  entenderá  que  ha  desistido  del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

2. Una vez recibido el correo habeasdata@emo.com.co con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

 

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

c) Petición de actualización, rectificación y supresión de datos.

 

MATERIALES EMO S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico habeasdata@emo.com.co indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.

 

 

d) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello MATERIALES EMO S.A.S. pondrá a disposición del Titular el correo electrónico habeasdata@emo.com.co.

 

Si vencido el término legal respectivo, MATERIALES EMO S.A.S., según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

 

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitida Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con MATERIALES EMO S.A.S.

 

17. AVISO DE PRIVACIDAD

 

De acuerdo a lo Previsto en la Ley 1581 de oct 17 de 2012 y su Decreto reglamentario

1377 de 2013, MATERIALES EMO S.A.S identificada con Nit. 801.002.644-8, declara ser

una empresa legalmente constituida de conformidad con las leyes colombianas, con domicilio en la Avenida Caracas # 45A- 51 Sur, B/ Santa Lucía Bogotá, Santa Lucía , y como responsable del tratamiento de sus datos personales, hace de su conocimiento que la información de nuestros clientes o trabajadores es tratada de forma estrictamente confidencial por lo que al proporcionar sus datos personales, tales como:

 

1.     Nombre Y/O Razón Social.

2.     Dirección.

3.     Teléfonos de lugar de residencia y móviles

4.     Correo Electrónico.

 

Estos serán utilizados única y exclusivamente para los siguientes fines:

 

1.     Campañas de Publicidad.

2.     Campañas de Fidelidad.

3.     Información y Prestación de Servicios.

4.     Actualización de la Base de Datos.

5.     Fines relacionados con el vínculo laboral y/o comercial.

6.     Cualquier finalidad análoga o compatible con las anteriores.

 

Para prevenir el acceso no autorizado a sus datos personales y con el fin de  asegurar que la información sea utilizada para los fines establecidos en este aviso de privacidad, hemos establecido diversos procedimientos con la finalidad de evitar el uso o divulgación no autorizados de sus datos, permitiéndonos tratarlos debidamente. Así mismo, le informamos que sus datos personales pueden ser Transmitidos para ser tratados por personas distintas a esta empresa. Todos sus datos personales son tratados de acuerdo a la legislación aplicable y vigente en el país, por ello le informamos que usted tiene en todo momento los derechos de acceder, rectificar, cancelar u oponerse al tratamiento que le damos a sus datos personales; derecho que podrá hacer valer a través del Área de

 

Privacidad encargada de la seguridad de datos personales en el Teléfono 7452626 y al correo electrónico habeasdata@emo.com.co

 

A través de estos canales usted podrá actualizar sus datos y especificar el medio por el cual desea recibir información, ya que en caso de no contar con esta especificación de su parte  MATERIALES  EMO  S.A.S.,  establecerá  libremente  el  canal  que  considere pertinente para enviarle información.  Este aviso de privacidad podrá ser modificado por MATERIALES EMO S.A.S., dichas modificaciones serán oportunamente informadas a través de correo electrónico, teléfono, página web o cualquier otro medio de comunicación que MATERIALES EMO S.A.S., determine para tal efecto.

 

Para más información por favor consulte la Política de Tratamiento de Información en la página  www.emo.com.co

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